Strukturierte Rechnungsprozesse reduzieren unnötigen Verwaltungsaufwand
Wenn Rechnungen unterschiedlich abgelegt, weitergeleitet oder freigegeben werden, entstehen Rückfragen, Suchzeiten und zusätzlicher Abstimmungsaufwand im Tagesgeschäft.
Viele Unternehmen arbeiten über Jahre mit gewachsenen Ablagen und individuellen Vorgehensweisen einzelner Mitarbeiter oder Abteilungen.
Dadurch werden Rechnungswege zunehmend schwer nachvollziehbar.
Rechnungsprozesse entstehen oft schrittweise
Neue Ordner, zusätzliche Speicherorte oder individuelle Ablagen entstehen meist nicht bewusst — sondern entwickeln sich über Jahre im laufenden Arbeitsalltag.
Rechnungen liegen dadurch häufig:
- im E-Mail-Postfach
- lokal auf Rechnern
- auf Netzlaufwerken
- zusätzlich in Papierform
- parallel in unterschiedlichen Bearbeitungsständen
Typische Folgen im Unternehmen
- Rechnungen müssen gesucht werden
- Bearbeitungsstände sind nicht eindeutig
- Rückfragen nehmen zu
- Informationen liegen verteilt vor
- Freigaben dauern unnötig lange
- Vertretungen werden schwieriger
Bereits wenige Minuten zusätzlicher Abstimmungsaufwand pro Rechnung summieren sich im Jahresverlauf zu einem erheblichen internen Verwaltungsaufwand.
Praxisbeispiel aus dem Unternehmensalltag
In einem Unternehmen wurden Eingangsrechnungen je nach Abteilung unterschiedlich verarbeitet.
Teilweise erfolgte die Ablage:
- lokal
- zusätzlich im Netzwerkordner
- parallel in Papierform
- ergänzend per E-Mail
Dadurch entstanden unterschiedliche Informationsstände und regelmäßige Rückfragen zwischen Verwaltung und Buchhaltung.
Nach der Vereinheitlichung der Rechnungs- und Dokumentenprozesse konnten:
- Suchzeiten reduziert
- Bearbeitungsstände nachvollziehbarer gestaltet
- Freigaben vereinfacht
- Rückfragen deutlich reduziert werden