E-Rechnung im Unternehmen strukturiert einführen
Die Einführung der E-Rechnung betrifft nicht nur ein neues Rechnungsformat.
In vielen Unternehmen werden dadurch bestehende Ablage-, Freigabe- und Dokumentenprozesse sichtbar, die über Jahre schrittweise entstanden sind.
Rechnungen liegen häufig:
- im E-Mail-Postfach
- auf Netzlaufwerken
- lokal auf einzelnen Rechnern
- zusätzlich in Papierform
- parallel in unterschiedlichen Zuständigkeiten
Dadurch entstehen Rückfragen, Suchzeiten und unnötiger Verwaltungsaufwand im Arbeitsalltag.
Wir unterstützen Unternehmen in Mittelhessen dabei, bestehende Rechnungs- und Dokumentenprozesse nachvollziehbar und dauerhaft praktikabel aufzubauen.
Warum die E-Rechnung häufig bestehende Probleme sichtbar macht
Viele Unternehmen arbeiten bereits digital — allerdings oft mit unterschiedlichen Ablagen und gewachsenen Prozessen.
Eingangsrechnungen werden:
- weitergeleitet
- zusätzlich gespeichert
- ausgedruckt
- mehrfach archiviert
- unterschiedlich freigegeben
Dadurch entstehen parallele Informationsstände und unnötige Abstimmungen zwischen Verwaltung, Buchhaltung und Fachabteilungen.
Die Einführung der E-Rechnung löst diese Probleme nicht automatisch —
sie macht sie sichtbar.
Typische Herausforderungen im Arbeitsalltag
In vielen Unternehmen entstehen ähnliche Situationen:
- Rechnungen werden mehrfach gespeichert
- Bearbeitungsstände sind nicht nachvollziehbar
- Freigaben laufen unterschiedlich ab
- Informationen müssen gesucht werden
- Rückfragen entstehen zwischen Abteilungen
- Dokumente liegen an mehreren Stellen vor
- Vertretungen funktionieren nur eingeschränkt
Oft entsteht daraus kein einzelnes großes Problem, sondern ein dauerhaft erhöhter Verwaltungsaufwand.
Praxisbeispiel aus einem mittelständischen Unternehmen
Ein mittelständisches Unternehmen bearbeitete monatlich mehrere hundert Eingangsrechnungen.
Rechnungen wurden:
- per E-Mail empfangen
- zusätzlich lokal gespeichert
- teilweise ausgedruckt
- parallel in Papierordnern archiviert
Freigaben erfolgten unterschiedlich je Abteilung und waren häufig nicht nachvollziehbar dokumentiert.
Bereits wenige Minuten zusätzlicher Such- und Abstimmungsaufwand pro Rechnung summierten sich im Jahresverlauf zu einem erheblichen internen Verwaltungsaufwand.
Nach der Überarbeitung der Rechnungs- und Dokumentenstruktur konnten:
- Rechnungswege vereinheitlicht
- Rückfragen reduziert
- Suchzeiten verkürzt
- Bearbeitungsstände nachvollziehbarer organisiert werden.
In einzelnen Analysen lagen vermeidbare Reibungskosten bei über 13.000 € jährlich.
E-Rechnung bedeutet funktionierende Dokumentenprozesse
Eine praktikable E-Rechnungslösung entsteht nicht allein durch Software.
Entscheidend ist:
- wie Informationen abgelegt werden
- wie Rechnungen verarbeitet werden
- wie Zuständigkeiten organisiert sind
- wie Dokumente wiedergefunden werden können
Deshalb betrachten wir bestehende Dokumenten- und Rechnungsprozesse immer als Gesamtsystem.
Rechnungsprozesse analysieren lassen
In einem ersten Gespräch analysieren wir gemeinsam, an welchen Stellen Rückfragen, Suchzeiten und unnötiger Verwaltungsaufwand entstehen.