E-Rechnung für Immobilienverwaltungen
Immobilienverwaltungen arbeiten täglich mit:
- objektbezogenen Rechnungen
- Dienstleisterunterlagen
- Freigaben
- Objektakten
- unterschiedlichen Zuständigkeiten
Die Einführung der E-Rechnung betrifft deshalb nicht nur die Buchhaltung, sondern bestehende Verwaltungs- und Dokumentenprozesse im gesamten Arbeitsalltag.
Wenn Rechnungen objektbezogen verarbeitet werden
In Immobilienverwaltungen entstehen Dokumente täglich an unterschiedlichen Stellen:
- Dienstleisterrechnungen
- Wartungsunterlagen
- Objektakten
- Schriftverkehr
- Freigaben
- Rückfragen von Eigentümern oder Dienstleistern
Werden diese Informationen unterschiedlich abgelegt, entstehen unnötige Abstimmungen und zusätzlicher Suchaufwand.
Typische Herausforderungen in Immobilienverwaltungen
- Rechnungen werden mehreren Objekten zugeordnet
- Unterlagen liegen in unterschiedlichen Ablagen
- Rückfragen entstehen zwischen Verwaltung und Buchhaltung
- Freigaben laufen unterschiedlich ab
- Informationen sind nicht zentral nachvollziehbar
- Dokumente müssen regelmäßig gesucht werden
Gerade bei Vertretungen wird sichtbar, wie stark Informationen an einzelne Mitarbeiter gebunden sind.
Praxisbeispiel aus einer Immobilienverwaltung
In einer regionalen Immobilienverwaltung wurden Rechnungen gleichzeitig:
- im E-Mail-Postfach
- im Objektordner
- lokal auf einzelnen Rechnern
- zusätzlich in Papierform abgelegt.
Rückfragen zu Dienstleisterrechnungen konnten häufig nur von einzelnen Mitarbeitern beantwortet werden, da Dokumente nicht zentral nachvollziehbar strukturiert waren.
Zusätzlich entstanden unterschiedliche Bearbeitungsstände zwischen Verwaltung, Buchhaltung und Objektverantwortlichen.
Nach der Überarbeitung der Rechnungs- und Dokumentenstruktur konnten:
- Objektzugriffe vereinfacht
- Suchzeiten reduziert
- Rückfragen minimiert
- Freigaben nachvollziehbarer organisiert werden.
Strukturierte Rechnungsprozesse entlasten den Verwaltungsalltag
Eine nachvollziehbare Dokumentenstruktur erleichtert:
- Objektzugriffe
- Vertretungen
- Rechnungsprüfung
- Dienstleisterkommunikation
- Rückfragen im Verwaltungsalltag
und reduziert unnötigen Abstimmungsaufwand.